Koszmar time-boxa

Scrum nieodłącznie kojarzy się ze spotkaniami. Co więcej, obecnie mało kto wyobraża sobie produktywną pracę bez spotkań. Scrum jako jeden z pierwszych frameworków duży nacisk położył na time-boxing i każdy doskonale wie, że dla miesięcznego sprintu Review nie powinno trwać dłużej niż 4 godziny, a Daily nie dłużej niż 15 minut. W takim razie, o jakim koszmarze piszę?

W związku z time-boxem spotykamy się z (przynajmniej) dwoma generalnymi problemami. Pierwszy z nich to notoryczne nietrzymanie się granicznego czasu przeznaczonego na spotkanie. Któż z nas nie spędził kiedyś na Daily godziny albo i więcej? Zawsze znajdzie się temat, który tylko o przysłowiową 'chwilkę' przedłuży spotkanie. Drugi problem to notoryczne... trzymanie się time-boxa :) Nie raz miałem okazję obserwować zespoły, które maksymalnie rozciągały przedmiot spotkania, tak by tylko dobić do konkretnej granicy czasu.

Jak sobie radzić z tego typu problemami? Zacznijmy od jasnego określenia celu spotkania – każdy z uczestników musi wiedzieć, jakie jest przeznaczenie meetingu. Cel musi być realny do osiągnięcia w założonym czasie. Nie da się zaprojektować nowego Windowsa podczas trzygodzinnego spotkania. Jeżeli cel jest zbyt duży spotkanie zawsze można podzielić na kilka mniejszych..

Kolejnym krokiem jest określenie wysokopoziomowej agendy, która będzie mapą drogową spotkania – nie róbmy tu kilkustronicowego spisu treści – wystarczy kilka punktów. Fajną praktyką jest też określenie przybliżonego czasu przeznaczonego na każdy z tych punktów, przykładowo

1. Dlaczego potrzebujemy nowego algorytmu? – max. 10 minut
2. Możliwe rozwiązania – brain storm – max. 30 minut
3. Wybranie algorytmu i zaplanowanie prac – max. 20 minut

Dzięki takiej agendzie każdy uczestnik spotkania będzie świadomy tego, jak powinno ono przebiegać – zauważmy, że jeden time-box podzieliłem na 3 małe, których łatwiej jest się trzymać - oczywiście czasy są orientacyjne, ale pozwalają podzielić meeting na sekcje.

Ważnym elementem sprawnie przeprowadzonego spotkania jest facylitator (nazwijcie go jak chcecie), czyli osoba, która pilnuje porządku spotkania, przypomina o time-boxach (!), potrafi uciąć dyskusję. Proponuję zwrócić uwagę jak pracują terenowi reporterzy podczas wywiadów. W świetnie zorganizowanym zespole taka osoba będzie się nudzić – i dobrze! Oznacza to, że zespół sam facylituje spotkanie. Samoorganizacja jest błogosławieństwem.

Ostatni, fajny pomysł, który potrafi naprawdę pomóc — widoczny zegar. Mocne dyskusje potrafią porwać uczestników na tyle, że zupełnie tracą poczucie czasu i mało kto w takiej sytuacji kontroluje ramy czasowe. Warto zaopatrzyć się w duży zegar ścienny (lub inny, są specjalne zegary odmierzające time-box – pozdrawiam ACCPL i AgileSilesia :) ) i umieścić go w widocznym miejscu, bardzo widocznym miejscu, nawet na stole, wokół którego trwa dyskusja.

Czego zdecydowanie nie robić? Proponuję nie ograniczać sztucznie, z góry, maksymalnego czasu trwania spotkania, np. „maksymalny time-box na jakiekolwiek spotkanie to pół godziny”. To straszny błąd — spotykajmy się tylko wtedy kiedy trzeba i nie dłużej niż to konieczne, ale dajmy szansę omówić temat w pełni. Czas spotkania powinien być dopasowany do jego celu. Zwróćmy równiez uwagę na fakt, że każde spotkanie to oderwanie od obowiązków i tzw. context switching, który potrafi być naprawdę bardzo kosztowny i dla organizacji i dla specjalisty. Dlatego też warto przyłożyć się do podstawowej organizacji spotkania.